Als het om kwaliteitsbewaking gaat wordt wel vaker de vraag gesteld “Of er geen dingen dubbel worden gedaan omdat er al zoveel zaken worden vastgelegd in bijvoorbeeld e-mailverkeer?”

De vraag is terecht! Het korte antwoord is “Ja dat gebeurt natuurlijk nogal eens.” Een volledig antwoord is wat langer.

Belangrijk is te onderkennen waarom er specifieke zaken moeten worden vastgelegd op een gestructureerde manier.

Beoordelen doe je niet uit de losse pols
Kwaliteitsbewaking gaat voor een belangrijk deel over het keuren / inspecteren: het beoordelen van kwaliteit. Wat is wanneer door wie beoordeeld (bekeken) en wat is de uitkomst hiervan: is het goed of niet? Is het in orde dan prima. De beoordeling, een momentopname, moet ook dan keurig vastliggen. Is het niet op orde dan moet er actie worden ondernomen. Het moet duidelijk zijn wat er moet gebeuren, wie dit moet doen en bij voorkeur de afspraak over ‘wanneer’ de actie moet zijn afgerond. Vervolgens moet er wederom een beoordeling plaatsvinden. Ook deze herinspectie moet vastliggen. Dit proces van afspraken maken over een gewenst resultaat gebeurt tot een en ander correct is afgerond en voldoet aan de gestelde eisen.

Je kunt uiteraard e-mailberichten maken waarin je bevindingen vastlegt en afspraken maakt over te nemen acties. Misschien heb je zelf een keurige set onderleggers voor inspecties en een systeem voor acties. Laten we dat eens afzetten tegen een online systeem specifiek voor kwaliteitsbewaking: de Knooble werkwijze.

Inspectielijsten
Een inspectieformulier is een uitgewerkte standaard van die zaken die aan de orde moeten komen bij een beoordeling. Knooble heeft een volledige set inspectielijsten met bijbehorende controleplannen plus je kunt ook zelf lijsten maken of een punt aan een standaardlijst toevoegen. Met deze lijsten kun je online vastleggen wat wanneer door wie is beoordeeld, welke zaken voldoen en welke nog niet. De niet-akkoord-punten kunnen direct naar de actiepuntenlijst worden overgezet, een kwestie van doorklikken. Daar wordt een actie aan iemand toegewezen en worden alle acties bewaakt. Voor een herinspectie wordt de eerdere inspectie opgeroepen en het niet-akkoord-punt opnieuw beoordeeld. Zo ontstaan er versies van de verschillende inspectiemomenten. Dit is een heldere gestructureerde werkwijze. De bevindingen per inspectie zijn keurig traceerbaar evenals de acties die hierop zijn ondernomen. Deze informatie is door projectpartners op ieder moment te raadplegen. Het gebruik van de inspectielijsten is een geplande activiteit. Je pakt op de daarvoor aangewezen momenten de inspectielijsten erbij en werkt de punten af.

Logboek
Tijdens het bouwproces zijn er ook de niet geplande signaleringen, de constateringen op de bouw anders dan een geplande inspectie. Hierbij ligt vaak het accent op de punten die niet voldoen en waar actie op moet worden ondernomen. Ook dan moet vastliggen wat, wanneer door wie is gesignaleerd, wat er eventueel niet goed is en de afspraken om het wel op orde te brengen. Vanaf dat moment moet ook een dergelijke afspraak worden bewaakt op nakoming tot het onderdeel inderdaad voldoet. Dergelijke constateringen kunnen in het logboek worden vastgelegd en met één muisklik kan er een actie van worden gemaakt. Moet een actie specifiek worden omschreven, worden toegekend enzovoorts, dan kan dit door er een gekoppeld actiepunt van te maken. Een rondgang of werkbezoek wordt zo keurig in het logboek vastgelegd, daaraan gekoppeld kunnen actiepunten worden aangemaakt.

Actiepuntenlijst
Links- of rechtsom, alle acties op het gebied van de kwaliteitsbewaking komen op één plaats binnen Knooble: de actiepuntenlijst. Daar vind je wat er nog moet gebeuren, door wie en wanneer. Daar is ook te vinden wanneer een actie correct is afgerond: alle informatie op één plaats door iedereen te raadplegen die er iets mee moet.

Relevantie voor projectpartners
Van alle inspecties, logboeknotities, actiepunten kun je direct pdf-bestanden maken. Je kunt reminders versturen, projectpartners kunnen eventueel commentaar kwijt bij jouw signaleringen, je kunt foto’s per inspectie / signalering opnemen, eventuele documenten, al dan niet gekoppeld aan een inspectie, een logboeknotitie of actiepunt. Met notificaties word je automatisch geïnformeerd. Samengevat: het is er voor gemaakt!

Anders kan ook
Het kan uiteraard ook anders. Is dit ‘anders’ een duidelijke standaard? Werkt dit efficiënt? Kan hiermee de volledigheid worden gegarandeerd? Zijn de inspecties keurig terug te vinden en is ook duidelijk welke acties nog niet zijn afgerond? Hoe zit het met de historie? Kan het werk naadloos worden overgenomen als een kwaliteitsfunctionaris uitvalt? Waar is wat dan te vinden? Krijgt alle informatie ook direct een plek in een bouwdossier voor later? Kan er op ieder moment volledig verantwoording worden afgelegd over wat is beoordeeld en wat de status is? Hebben projectpartners actueel, bij voorkeur online, inzicht in alle informatie? Is de informatie veilig opgeslagen?

Kiezen
Het is een must duidelijk te kiezen als het om kwaliteitsbewaking gaat: zo doen we het. Heb je dat niet helder of laat je het over aan de creativiteit van een kwaliteitsfunctionaris dan heb je per saldo geen standaard. Een hoge mate van professionaliteit betekent dat er meetbare kwaliteit wordt geleverd volgens een duidelijke standaard. Het moet voldoen aan de daarvoor gestelde vereisten net zoals een werk moet voldoen aan bestek en tekeningen.

Wat je bespreekt of afspreekt op het gebied van kwaliteit, in persoon, via de telefoon of wellicht via e-mailverkeer, moet een plek binnen het kwaliteitsbewakingssysteem krijgen. En ja, soms is het dubbel op.

Waarde
Het begint met de waarde van een kwaliteitssysteem: helder laten zien wat je doet en hoe, waarom je dat doet, daar mee communiceren en de kwaliteit managen. Als organisatie moet je daar voor staan en keuzes maken. Voor de functionarissen belast met kwaliteitsbewaking moet dit dan ook de te volgen werkwijze zijn.

Is de vraag achter de vraag “Kan kwaliteitsbewaking eigenlijk niet op mijn eigen persoonlijke manier?” dan is daar binnen een professionele organisatie maar één antwoord op mogelijk: nee. Daar zijn hele goede redenen voor. Om te beginnen zijn dit de antwoorden op de vragen onder de kop “Anders kan ook.”

 Pieter Plass

Misschien ook interessant voor u: de Kwaliteit van Kwaliteitsbewaking.