Met de Pdf-maak-optie “compacte weergave” krijgt u precies dat: een zo compact mogelijk overzicht van actiepunten gebaseerd op de titels. Dit is handig als afvinklijst, geheugensteuntje of te-doen lijst van zaken die nog aandacht moeten hebben.

Nog voor u een Pdf maakt bepaalt u wat u precies in beeld wilt brengen. Standaard staat de selectie op “Toon openstaande acties”. Een andere selectie van “alle punten” of “alleen wat is afgerond” kan uiteraard ook. Wilt u specifieke actiepunten zo van “die, die en die” dan gebruikt u de sterren.

Selecteert u vervolgens “Pdf maken” in de menubalk dan krijgt u diverse mogelijkheden.

Het begint met de titel. Standaard krijgt de Pdf de titel “Actiepunten” maar u kunt daar ook iets anders van maken. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als u specifieke actiepunten heeft geselecteerd met de sterren, stel even als voorbeeld de “echte” prioriteiten. Dan kunt u een titel opgeven zoals “Actiepunten – prioriteiten”. In de meeste gevallen zal de standaard titel prima zijn.

De tweede keuze is de getoonde datum. Voor even snel een actueel overzicht vraagt dit geen aandacht. Een datum kan echter bepalend zijn voor de status. Dit kan bijvoorbeeld als stukken formeel als onderdeel van de bouwvergadering worden ingebracht.

Voor de opmaak zijn er opties die te maken hebben met de wijze waarop eventuele foto’s worden opgenomen. Dat spreekt voor zich. Daarnaast is er nu de optie voor de compacte weergave gebaseerd op titels!

Onder “Opties” kunt u aangeven of u alleen de notities met een ster wilt, de vermelding van de auteur ja/nee, afdrukken als HTML en eventueel info voor het ondertekenen. De opties alleen met ster en auteur ja/nee mogen duidelijk zijn. Het afdrukken als HTML is een optie die u in de regel niet aanspreekt maar het is toch goed te weten wat dit doet. Deze opmaak is vooral snel. Het overzicht wordt op dezelfde wijze samengesteld en kunt u ook printen en opslaan. In de opmaak is HTML wat eenvoudiger dan Pdf. Dit merkt u dan ook in de verwerkingstijd voor het samenstellen en de bestandsgrootte. Voor het reguliere werk heeft de standaard Pdf de voorkeur omdat de opmaak nu eenmaal beter is dan in HTML. Heeft u een zeer omvangrijke selectie dan kan de HTML-optie van pas komen. De optie ondertekenen mag ook voor zich spreken. Is de informatie uit de digitale wereld gehaald in de vorm van een overzicht dan is het in veel gevallen noodzakelijk om met elkaar op een bepaald moment vast te stellen wat de status is en daar dan ook voor te tekenen. Voor dat doel kun je die info opnemen.

Heeft u eenmaal wat zaken aangevinkt of ingevuld bij de Pdf-maak dan zal het systeem dit onthouden. Dit is vooral handig voor vervolg Pdf-maak-acties.

Wat je niet weet gebruik je niet. Het is dan ook goed de verschillende opties eens uit te proberen.

De compacte weergave van de Actiepunten is, zoals diverse andere opties, op verzoek van onze gebruikers toegevoegd.