Met de functie Notificatie ‘aan’ wordt u over veranderingen op Logboeknotities geïnformeerd.

Een notificatie krijgt u als compact e-mailbericht. In het bericht staat de Projectnaam, de titel van de betreffende Logboeknotitie plus de datum en tijd waarop deze is gemaakt. Vervolgens wordt er aangegeven wat er is veranderd. De tekstuele wijzigingen/toevoegingen of eventuele foto’s staan standaard niet in het notificatiebericht. Indien u bij Notificatiebeheer (in de bovenbalk) aangeeft een pdf van de veranderingen te willen ontvangen heeft u wel direct alle informatie.

Om notificatie voor een specifieke Logboeknotitie ‘aan’ te zetten is er een linkje onder iedere Logboeknotitie. Eenmaal klikken is aan en nog een keer is uit. Wanneer gebruikt u dit? Indien er opmerkingen op logboeknotitie kunnen worden gemaakt is dit erg handig. Ook indien een notitie mogelijk nog wijzigt. Zonder notificatie moet u zelf keer op keer speuren of er iets is veranderd. Voor het afmelden hoeft u niet in te loggen of naar Notificatiebeheer te navigeren. Een klik op de link voor het afmelden in het notificatiebericht is voldoende.

Klikt u op Notificatiebeheer dan ziet u alle Logboeknotities waarvoor notificatie op ‘aan’ is gezet. Door op het verwijderkruisje achter de titel te klikken kun u de notificatie per logboeknotitie uitzetten.

U kunt er ook voor kiezen notificatie voor alle veranderingen aan te zetten. Wanneer is dit handig? Indien u op de hoogte wilt blijven van alles wat er binnen een project gebeurt en dus ook wilt weten wanneer er door wie nieuwe Logboeknotities zijn opgenomen. Zonder deze functie kan dit uiteraard ook heel goed maar dan moet u regelmatig het project raadplegen. Heeft u deze functie op ‘aan’ gezet dan hoeft u er niet langer bewust over na te denken, het systeem attendeert u op een verandering en de nieuw toegevoegde zaken.

Heeft u binnen Notificatiebeheer de functie ‘Ik wil de tekst en eventuele foto’s als pdf-bestand ontvangen‘ op ‘aan’ gezet dan heeft u direct alle informatie bij de hand.

U ziet ‘Knooble-no-reply’ als standaard afzender is een notificatiebericht en niet bijvoorbeeld het e-mailadres van de persoon die iets heeft veranderd. Hier zijn goede redenen voor. In de mailverwerking wordt gekeken of het mailadres van de afzender overeenkomt met het domein. Dit is een zogenaamde ‘DNS-server controle’. Komen die twee niet overeen dan is er sprake van SPAM en SPAM wordt in veel gevallen automatisch tegengehouden, verwijderd enz. Dit zou betekenen dat notificatieberichten met een ander e-mailadres mogelijk niet aankomen. Een andere reden is dat eventueel relevant commentaar bij voorkeur bij de betreffende Logboeknotitie moet worden opgenomen. Dit is een andere handeling dan een ‘reply’ op een e-mailbericht.

Het mag voor zich spreken maar van uw eigen veranderingen of toevoegingen ontvangt u uiteraard geen notificaties!

Wat valt er allemaal binnen een verandering waar u notificaties van kunt krijgen? Dit kan een wijziging in de tekst van een Logboeknotitie zijn, maar ook een foto toevoegen, verwijderen, of een opmerking bij een foto toevoegen, wijzigen of verwijderen plus het verwijderen van de Logboeknotitie. Hetzelfde geldt voor de opmerkingen op de betreffende Logboeknotitie. Ook hiervan wordt een eventuele toevoeging, wijziging, verwijdering gemeld indien u notificatie voor die Logboeknotitie op ‘aan’ heeft staan. U kunt met 1 klik van een Logboeknotitie een actiepunt maken (een klik op het uitroeptekentje) of als afgerond aanmerken. Deze statuswijzigingen worden ook in een notificatiebericht aangegeven.

De veranderingen worden geclusterd. Dat wil zeggen dat alle wijzigingen op een Logboeknotitie in 1 bericht komen. Is iemand druk met het opnemen van teksten of foto’s, een statuswijzigingen enz., dan gebeurt er op dat moment nog niets. Pas als alle bewerkingen op een specifieke Logboeknotitie zijn afgerond wordt er na 15 minuten een notificatiebericht verstuurd waarin alle veranderingen worden aangegeven.

Indien u kiest om notificatie voor alle veranderingen aan te zetten en er gebeurt heel veel op een project dan krijgt u natuurlijk veel berichten.

Notificatie op alle veranderingen is vooral handig indien u één of meerdere projecten passief wilt volgen. U hoeft dan niet keer op keer binnen het project te kijken, u ziet de mailtjes voorbijkomen en bekijkt wat voor u relevant is als het u uitkomt.

‘Notificatie’ is nu alleen nog mogelijk voor het Logboek. Ook andere modules krijgen deze functie binnenkort. Hierbij zullen ook praktische instellingen inzake de frequentie voor het versturen van notificaties en het clusteren van berichten worden meegenomen.