Verantwoordelijkheid en doen

De afgelopen jaren is er veel onderzoek naar het voorkomen van problemen gedaan. Dit is veelal nadat er iets heel erg fout is gegaan. De meest opvallende incidenten hierbij zijn de cafébrand in Volendam (van 2000 op 2001), het instorting van het parkeerdek van Motel Tiel (2002), het balkondrama in Maastricht (2003), het ongeluk in de Amercentrale (2003), de Schipholbrand (2005) en de bijna instorting aan het Bos en Lommerplein (2006). Na een ramp of bijna ramp is er weer hernieuwde aandacht voor kwaliteit. Er volgen op dergelijke momenten onderzoeken.

De overheid, brancheorganisaties en diverse markpartijen proberen hier van te leren en als het even kan verbeteringen aan te brengen. Echter, met ogenschijnlijk verschillende belangen is het in de praktijk vaak lastig om dit voor elkaar te krijgen. Het is ook lastig om hier continu mee bezig te zijn. Daarnaast lijkt het er vaak op dat er vooral aandacht is voor wat een ander moet doen. In een recent onderzoek over de kwaliteit van bouwaanvragen en dan in het bijzonder de rol van architecten en gemeenten, lezen we “De pot verwijt de ketel dat die zwart ziet.” Het is wellicht een verfrissend idee om kritisch naar je eigen werk te kijken. “Wat kan ik er zelf aan doen en nog belangrijker wat doe ik er zelf ook echt aan.” Dit betekent vanuit je eigen verantwoordelijkheid kritisch zijn en blijven naar het eigen werk. Dit betekent ook werken aan je eigen kwaliteit, wat doe je en hoe doe je het, als het beter kan … doe het dan!

 Maak het concreet

Voor iemand die werkt aan kwaliteit, in welke functie dan ook, is het vastleggen en concreet maken van werkzaamheden van cruciaal belang. Om het maar helder te stellen “Leg je niets vast dan heb je waarschijnlijk het verkeerde beroep.”

Voor de manier waarop je zaken concreet maakt en vastlegt is het logboek op Knooble Mijn Werk een hulpmiddel. ‘Slechts’ een hulpmiddel omdat het de kennis en ervaring van mensen niet kan vervangen: het zijn en blijven mensen die kwaliteit bepalen en maken.

Waar gaat het dan vaak mis? Het antwoord op deze vraag ligt voor de hand: het doen. Vaak hoor je “Ik heb het keurig in mijn hoofd zitten” of “Daar hebben we hier geen tijd voor.” Onzin, door je zaakjes gestructureerd vast te leggen heb je meer grip op je werk. Je kunt terugvallen op wat je al hebt gedaan, hier kun je mee communiceren, te nemen acties volgen, werk overdraagbaar maken, verantwoording afleggen, andere projectpartners op een efficiënte manier informeren en ga zo maar door.

Als je probeert mensen ervan te overtuigen dat het ‘vastleggen’ ergens goed voor is of zelfs MOET krijg je vroeg of laat de vraag “En wat heb ik er aan?” Dan kun je natuurlijk uitleggen dat het écht handig is, écht nodig is, écht goed werkt en wat al niet meer. Een andere benadering is aangeven dat het een verbetering is ten opzichte van wat je al doet.

 Het kan altijd beter

Gebruik je nu een camera om dingen vast te leggen? Het antwoord is natuurlijk “Ja”. En wat doe je er dan mee? Misschien een verslag maken in Word? Gaat dat handig en hoeveel tijd kost het je? Een foto bij een mailtje opnemen? En gaat dat dan handig? Printjes maken en in een ordner opslaan? Is dit slim? Kun je de informatie eenvoudig delen met mensen die hier iets mee moeten? Wat gebeurt er als je harde schijf het begeeft of een CD onbruikbaar is geworden. Heb je het al perfect geregeld dan is het werken met online fotoverslagen niets voor jou.

Hoe keur je zaken, leg je wat besproken is vast, maak je aantekeningen van alles wat relevant is voor je werk? Hoe noteer je de dingen die gewoon vast moeten liggen, voor jezelf maar ook voor anderen? Zit hier structuur in? Is het overdraagbaar? Ook hiervoor dezelfde benadering: heb je dit perfect onder controle en kun je het zo tevoorschijn toveren, anderen hier direct inzicht in geven en doe je dat ook, is de informatie veilig gesteld met back-ups, ga dan vooral zo door.

Ik ‘probeer’ met de vragen aan te geven dat het ook mogelijk is om wat je al doet handiger, beter, slimmer te doen. Daar is gereedschap voor. Ook het online werken mag inmiddels als vanzelfsprekend worden beschouwd. Het is niet vanzelfsprekend omdat het trendy is maar omdat het veel voordelen heeft.

Het logboek biedt de mogelijkheid van alles en nog wat met tekst en foto’s vast te leggen. Alleen tekst is prima. Fotoverslagen maken kan ook. Tekst en foto’s in eenzelfde notitie is ook goed. Als gebruiker heb je alle vrijheid en je kunt het logboek voor meerdere doeleinden gebruiken. Toepassingen zijn hierbij onder andere: aantekeningen, fotoverslagen, keuringen, inspecties (anders dan controleplannen-inspecties), een dagboek of weekrapporten. Hoe je iets weer overzichtelijk uit het systeem krijgt voor een print of een e-mail is keurig geregeld. Daarnaast kun je met één klik van een notitie een actiepunt maken. De functionaliteiten van het online werken met alle voordelen van dien zijn natuurlijk erg handig. Overal waar je internet hebt kun je op het systeem, je kunt meerdere mensen toegang tot de informatie geven. Jij bepaalt of ze er ook mee kunnen werken of het ‘alleen’ maar kunnen inzien. De combinatie met de actiepuntenlijst is wat dat betreft super.

Welke functionaliteiten hebben we allemaal niet opgenomen?

Onze missie was ‘lean and mean’ in goed Nederlands ‘eenvoudig maar wel krachtig’. We hebben dan ook lang nagedacht over wat we allemaal niet voor de gebruiker willen regelen! De meest belangrijke dingen die we expres niet hebben opgenomen en het waarom beschrijf ik.

Geen vaste rubrieken

Waarom heb je het systeem niet specifiek voor een dagboek of weekrapport gemaakt met keurig voorgedefinieerde velden? Dit kan uiteraard. Door dit kant en klaar voor te bakken wordt een gebruiker geholpen. Tegelijkertijd is te voorzien waar dit gaat wringen. “En als ik nu wat anders wil, andere titels, of extra velden? Wij nemen hier altijd ook nog dit en dat op en die standaard-dingen willen we er niet op hebben.” Ook dit is allemaal te maken met keurige dialogen en wizards. Ik ben van mening dat het er per saldo niet eenvoudiger op zal worden en zeker niet overzichtelijker. De gebruiker moet de mogelijkheid hebben om eenvoudig zijn eigen invulling aan het systeem te kunnen geven waarbij hij wel de functionaliteiten van diverse standaardzaken krijgt. Dit betekent wat dingen standaard regelen en vervolgens de gebruiker vrij laten in het gebruik.

Geen geavanceerde functies voor foto’s

Voor het verwerken van foto’s is het volgende maatgevend: “Hoe zorg je ervoor dat foto’s met zo min mogelijk handelingen een plekje binnen de projectadministratie krijgen en hoe maak je foto’s relevant?” Met geavanceerde functies wordt het per definitie complexer, moet er meer worden uitgelegd, krijg je meer schermen enzovoorts. De vraag die je eigenlijk eerst had moeten stellen “Zijn geavanceerde functies wel nodig?” Eén foto of meerdere foto’s tegelijk toevoegen, foto’s draaien en verwijderen is, in de meeste gevallen, waar het om gaat. Moet je naar een specifieke foto verwijzen? Hier is in voorzien door de nummering.

Over het uploaden en verkleinen van foto’s

Op dit moment is het nog niet mogelijk om vanuit een webapplicatie, zonder extra te installeren software, foto’s automatisch te verkleinen om de upload-tijd te beperken. Het woordje ‘nog’ is expres toegevoegd. Op dit moment worden foto’s op een resolutie van gemiddeld zo’n 5 Megapixel gemaakt. Dit levert redelijk grote bestanden op. Voor weergave op het scherm of een print is deze resolutie niet nodig. Daarom worden foto’s na de upload in het logboek teruggeschaald naar 800 x 600 pixels. Dit levert kleine bestanden op. Heb je een fantastische upload-snelheid dan hoef je nooit na te denken over de grootte van bestanden. Is de upload-snelheid toch wat minder, dit is vooralsnog in de meeste gevallen de realiteit, dan is het bij een upload van meerdere bestanden goed om de foto’s op voorhand te verkleinen. Dit kan eenvoudig. Bij de upload-functie is aangegeven hoe je dit kunt regelen. Heb je één of twee foto’s dan kies je simpelweg direct uploaden. Nog even over het ‘nog’. In een volgende update van de standaardsoftware op pc’s komen nieuwe functionaliteiten. Het ziet er naar uit dat er op dat moment iets geregeld gaat of kan worden voor het automatisch verkleinen van fotobestanden zonder dat je hier zelf handelingen voor hoeft te verrichten.

De controleplannen-inspecties

Met de controleplannen word je per deelbewerking keer op keer op het totale proces gewezen. Deze reminder is erg sterk omdat er hiermee aandacht is en blijft voor het tijdig onderkennen van mogelijke knelpunten. Het is uiteraard wel zaak om dienovereenkomstig te handelen en energie in de voorbereiding te steken. In het voorkomen van problemen is veel winst te behalen, sterker nog, de meeste winst. De procesmatige benadering van de controleplannen is een prima leidraad voor al het controlewerk. Echter, niet alles wat met het keuren van kwaliteit te maken heeft is een controleplannen-inspectie. Het vastleggen van wat je keurt, beoordeelt, de bevindingen hieromtrent, eventuele afspraken of acties die hieruit volgen zijn in alle gevallen relevant en dienen te worden vastgelegd. Wat dat betreft biedt het logboek de nodige flexibiliteit en vult het elkaar dan ook goed aan. Wat de controleplannen-inspecties en het logboek gemeen hebben is de relatie met de actiepuntenlijst. Per saldo versterken ze elkaar dan ook.

Tot slot

Voor diverse werkzaamheden van CBB maar ook andere organisaties wordt al geruime tijd met een logboek gewerkt. De waarde van het werken met een dergelijk systeem heeft zich in de praktijk bewezen. Met de online-variant binnen Knooble Mijn Werk komen diverse functies samen. Dit zijn verbeteringen ten opzichte van wat er al was. De verleiding is groot om in termen van toeters en bellen een kerstboom aan mogelijkheden te willen bieden. De uitdaging is deze verleiding te weerstaan. Tegelijkertijd geldt de regel “Als het nodig is dan prima.” Voor wat het gebruik van het logboek betreft is een spreuk van Johan Cruijff zeer toepasselijk: “Je gaat het pas zien als je het doorhebt.”

Pieter Plass